Toute entreprise utilisant des stratégies de marketing automation doit dédier une page de son site à la protection des données personnelles pour être conforme au RGPD et pour un devoir de transparence envers ses utilisateurs. Le marketing reposant sur cette collecte de données sensibles, les visiteurs doivent être informés de leur traitement et de leurs droits. Souvent, la page RGPD et Data se trouve dans le footer (pied-de-page) d’un site, mais une catégorie du menu peut aussi y être consacrée. L’essentiel étant que ce sujet soit abordé et visible de tous les visiteurs de votre site.
Comprendre les principes du RGPD relatifs au marketing automation
Évaluer et documenter les données collectées par votre site web
Mise en place d'une politique de consentement claire et explicite
Renforcer la sécurité des données sur votre site web
Offrir des options de suppression des données
Formation du personnel et sensibilisation au RGPD
Comprendre les principes du RGPD relatifs au marketing automation
A. Qu'est-ce que le RGPD et pourquoi est-il important pour le marketing automation ?
Le RGPD, ou Règlement général sur la protection des données, est une réglementation de l'Union européenne entrée en vigueur en mai 2018. Son objectif est de protéger la vie privée et les données personnelles des individus au sein de l'UE. Pour le marketing automation, le RGPD est crucial car il impose des règles strictes concernant la collecte, le traitement et l'utilisation des données personnelles des utilisateurs.
Les entreprises doivent obtenir un consentement clair et éclairé des utilisateurs avant de collecter leurs données et doivent garantir leur sécurité en mettant en place des mesures de protection appropriées. Le RGPD renforce la confiance des consommateurs et encourage les entreprises à adopter des pratiques de marketing responsables et conformes à la législation en matière de confidentialité des données.
B. Les principes clés du RGPD liés au marketing automation
Si vous utilisez Webmecanik Automation ou toute autre solution pour vos campagnes de marketing automation, il y a quatre grands principes à retenir pour être conforme au RGPD :
- Le consentement explicite et spécifique : à la fin de vos formulaires, les cases d’opt-in ne peuvent être précochées. Les utilisateurs doivent clairement savoir ce qu’ils acceptent lorsqu’ils transmettent leurs données personnelles.
- Le droit à l'oubli et à la suppression des données : vous pouvez mettre en place un formulaire où les prospects peuvent à tout moment demander la suppression de leurs données. N’hésitez pas à communiquer avec eux pour leur annoncer que ce formulaire destiné à la sécurité existe et qu’ils peuvent vous contacter à tout moment pour en savoir plus sur le traitement de leurs informations.
- Transparence dans la collecte et le traitement des données : même principe, en cas de changement des process internes ou de la législation RGPD, il est recommandé de communiquer avec votre base de clients pour les informer et faire preuve de plus de transparence.
- Sécurité et confidentialité des données : mettre en place des mesures solides est indispensable pour prévenir toute fuite de données : double authentification, cryptage, gestion des accès, mots de passe à renouveler régulièrement…
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Évaluer et documenter les données collectées par votre site web
A. Effectuer un audit des données collectées par vos formulaires et cookies
Pour optimiser votre site web pour la protection des données personnelles, il est conseillé avant toute chose d’effectuer un audit complet rassemblant les données dont vous disposez, les formulaires que vous diffusez et de l’état de vos cookies. Avec les lois du RGPD, il est souhaitable de relire vos formulaires et de les mettre à jour si les cases sont précochées ou si des demandes de consentement n’ont pas été formulées.
B. Identifier les données sensibles et non sensibles
Après cet audit, il est bon d’identifier quelles sont les données sensibles et non sensibles que vous avez en votre possession et de renforcer la sécurité sur les plus sensibles, évidemment.
Voici quelques données qualifiées de sensibles :
- 🚨Les données géographiques : localisation GPS, adresse IP, etc.
- 🚨Les données démographiques : sexe, âge, date de naissance, état civil, situation familiale, etc.
- 🚨Les données d'utilisation des services : historique d'achat, habitudes d'utilisation du site web ou de l'application, etc.
- 🚨 Les données de communication : enregistrements d'appels, correspondance par e-mail ou chat, etc.
- 🚨Les données financières : informations bancaires, numéros de cartes de crédit/débit, historique des transactions, etc.
- 🚨Les données de santé : informations médicales, antécédents médicaux, informations sur les allergies ou les conditions de santé, etc.
À retenir : toutes les données collectées doivent rester confidentielles, et ce même si elles sont anciennes. Assurez-vous qu’elles soient à jour et gardées en sécurité pour éviter toute fuite.
C. Tenir un registre des traitements de données effectués par le marketing automation
L’équipe en charge des campagnes de marketing automation récoltent généralement des données comportementales sur les prospects : taux d’ouverture des emails, nombre de clics, nombre de vues d’une vidéo ou de téléchargement… Ces données-là doivent également ne pas être divulguées. Le mieux est de les regrouper dans un registre à part (dans des tableaux de suivi des indicateurs par exemple), détenus par quelques collaborateurs et certainement pas diffusées en-dehors de l’entreprise.
Mise en place d'une politique de consentement claire et explicite
Sur votre site web, la politique de protection des données personnelles doit être indiquée clairement. Comment ? À travers des formulaires de consentement conformes au RGPD.
A. Développer des formulaires de consentement conformes au RGPD
Les champs doivent être dans une langue compréhensible (pas de jargon), les cases ne doivent pas être précochées et doivent indiquer clairement la demande de consentement.
Par exemple :
- “Je souhaite recevoir la newsletter et les communications marketing de [Nom de l'entreprise]."est plus clair que : “Je souhaite intégrer la liste de diffusion pour l’envoi des newsletters.”
Ainsi, l'utilisateur donne son consentement explicite pour recevoir votre newsletter, et il est clairement informé qu'il recevra des communications marketing de votre entreprise.
N'oubliez pas d'inclure un lien vers votre politique de confidentialité pour fournir davantage d'informations sur la manière dont vous traitez les données personnelles des abonnés à la newsletter.
B. Lier le consentement à des objectifs spécifiques de marketing automation
Chaque objectif doit faire l’objet d’une option à part pour plus de clarté. Les utilisateurs ne doivent pas avoir l’impression de cocher des cases au hasard mais de savoir quel est l’objectif de l’entreprise qui demande ses données personnelles.
C. Offrir des options de consentement
Plus vous offrez d’options, plus l'utilisateur pourra sentir la politique de transparence de votre entreprise. Cet effet lui permettra une certaine réassurance qui est toujours de mise pour créer une belle relation client !
Renforcer la sécurité des données sur votre site web
Tout d’abord, vérifiez que vous avez bien mis en place des mesures de sécurité pour protéger les données collectées. Par exemple :
- Le cryptage des données échangées entre le navigateur de l'utilisateur et votre serveur. Cela garantit que les informations sensibles, telles que les noms d'utilisateur, les mots de passe et les données personnelles, sont sécurisées pendant leur transit.
- L’ authentification forte : l’authentification à deux facteurs (2FA) renforce la sécurité des comptes utilisateur. En plus du mot de passe, un second facteur d'identification, comme un code unique envoyé sur un appareil mobile, est requis pour accéder au compte.
- La mises à jour régulière et pare-feu : assurez-vous que votre site web et vos applications utilisent les dernières mises à jour de sécurité pour éliminer les failles connues. Installez également un pare-feu pour surveiller et filtrer le trafic entrant, protégeant ainsi votre site contre les attaques malveillantes et les tentatives d'intrusion.
Enfin, veillez à la mise à jour régulière de ces logiciels de sécurité pour éviter tout risque de fuite de données.
Offrir des options de suppression des donnéess
Les utilisateurs doivent savoir qu’ils peuvent demander la suppression de leurs données. En tant qu’entreprise, vous devez faciliter le retrait du consentement et la suppression des données par les utilisateurs. Il est recommandé d’expliquer clairement la procédure de retrait dans votre politique de confidentialité, et d’ouvrir le dialogue avec vos clients à ce sujet.
Mettre en place une adresse email est un bon moyen de faire valoir la transparence de votre entreprise à ce sujet et de les rassurer.
Formation du personnel et sensibilisation au RGPDs
En interne aussi ! Au sein de votre entreprise, il faut sensibiliser le personnel impliqué dans le marketing automation aux exigences du RGPD et de la manipulation de données personnelles. Tout collaborateur ayant accès à vos clients doit être informé de la législation. N’oubliez pas aussi d’effectuer une veille régulière sur le site de la CNIL et d’organiser des formations pour rester à jour sur les meilleures pratiques.
