Oui, il est possible d’améliorer votre gestion commerciale simplement ! Grâce à une bonne organisation, vous êtes capables d’adopter de bonnes habitudes de travail, comme : maîtriser efficacement votre temps, réchauffer vos relations avec les clients, éviter les coûts supplémentaires et enfin, convertir et fidéliser vos clients. 🥳
Pour se faire, Webmecanik vous donne (cadeau !) cinq raisons d’adopter (ou de faire adopter) une bonne organisation et enfin être sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs 2023. Bonne nouvelle : il n’est pas trop tard !
Pour plus d’efficacité
Oui, tout le monde ne naît pas organisé mais une fois cette bonne habitude adoptée, on ne peut plus s’en passer ! Elle amène plus d’efficacité et permet d’y voir plus clair sur ses tâches quotidiennes.
Structurer son organisation
Si votre organisation est inconstante (vous êtes organisé que la première semaine du mois et le reste c’est de l’impro), voire carrément inexistante, vous perdez fortement en productivité et risquez de vous décourager, ne sachant pas par où commencer. Structurer votre organisation vise à une amélioration de votre efficacité et celle de votre équipe. Vous avez des missions précises que vous devez accomplir, et pour se faire vous devez entrer vos tâches dans des plages horaires pour bien gérer votre temps.
Tâches et responsabilités définies
Un commercial mal organisé peut passer trop de temps sur des tâches moins importantes ou non prioritaires, ce qui peut conduire à un manque de temps pour accomplir les tâches essentielles. Cela peut également entraîner une baisse de la productivité.
En clarifiant vos missions et responsabilités (les vôtres, pas celles du voisin !), vous réduisez les risques de confusion ou de duplication des efforts. Qui fait quoi ? Votre rôle de manager est de bien définir les missions de chacun. Votre collègue ne risque pas de faire le même travail que vous ni d’empiéter sur votre périmètre de travail. Les collaborateurs ont une vision claire de ce qu’ils ont à faire. Résultat ? Une efficacité et une productivité accrues pour toute votre équipe. Dites bonjour à une bonne gestion du temps et un bon équilibre vie personnelle, vie professionnelle 😎
Pour prendre de meilleures décisions
“On ne peut pas être au four et au moulin.” Voilà le résultat d’une mauvaise organisation ! Un commercial désorganisé aura du mal à prioriser et voudra faire tout à la fois pour ne pas accumuler du retard. Dans la précipitation, il peut prendre des décisions qui laissent à désirer. Pour une meilleure gestion commerciale, il est essentiel d’organiser et rendre accessibles toutes les informations à votre équipe et lui attribuer des objectifs clairs et définis.
Organiser et rendre accessible les informations
Une fois que vos collaborateurs ont une idée claire de leurs missions, vous devez leur transmettre les informations sans plus attendre. Ces dernières doivent être organisées et accessibles pour optimiser le temps de toute l’équipe et éviter les quiproquos et sollicitations inutiles entre les collaborateurs.
Objectifs clairs et définis
Quel est le problème numéro 1 de tout directeur commercial et marketing ? La non atteinte de ses objectifs ! Et bien souvent, un manque d’organisation est en cause.
Quand un commercial n'est pas organisé, il peut oublier de suivre les pistes de vente, de relancer les prospects ou de répondre aux demandes des clients, ce qui peut entraîner une perte de ventes potentielles.
Si votre équipe possède tous les outils pour avancer en toute autonomie, les décideurs ont alors une compréhension plus claire des performances de l'entreprise et peuvent prendre des décisions éclairées sur la base de données précises. Remettre en question les actions commerciales,, ajuster les stratégies… c’est ainsi qu’ils peuvent donner des objectifs clairs et définis et suivre le parcours de chaque collaborateur pour un travail d’équipe qui grimpe d’un cran ! 🚀
Pour une meilleure communication
Une bonne structure organisationnelle est indispensable
Les rôles définis de chacun + une gestion du temps optimisée participent à une bonne structure organisationnelle de l’entreprise. Chacun sait ce que l’autre fait et la communication est fluide. Pour avoir une bonne structure organisationnelle, il est indispensable de s’appuyer sur des outils performants, comme par exemple un pipeline de ventes où chacun peut suivre les opportunités de l’entreprise et communiquer à ce sujet. Un CRM comme Webmecanik Pipeline participe à une bonne organisation globale d’une entreprise où les données sont toutes réunies au même endroit.
Un véritable atout pour améliorer la communication au sein de l'entreprise ! En tant que manager, vous avez alors la garantie que les informations sont partagées efficacement et que les décisions sont prises en temps voulu.
Rôle de chacun bien défini
Un commercial mal organisé est souvent un commercial débordé : s’il faut une heure à Patrick pour rappeler les 3 prospects qui ont participé au dernier webinaire, le manager et les collaborateurs doivent impérativement en être informés. Pourquoi ? Pour éviter des incompréhensions côté prospect (si deux commerciaux l’appellent en même temps par exemple), voire entre commerciaux ! Une bonne gestion commerciale et une organisation efficace évitent les rivalités malheureuses dans une équipe où chacun se dispute des opportunités. Le directeur commercial est en charge de définir les rôles pour une communication fluide et agréable au sein de l’entreprise.
Pour un meilleur service client
Une des pires choses qui peut affecter une entreprise est un service client qui a mauvaise réputation. Entreprise de biens ou de services, si la rumeur d’une mauvaise prise en charge des clients arrive à vos oreilles, il faut s’inquiéter et y remédier. Souvent, elle arrive car l’organisation interne de l’entreprise est mise à mal, ce qui se reflète dans la prise en charge des clients. Un peu comme lorsque vous allez au restaurant et que vous sentez qu’il y a une vraie mésentente entre l’équipe en cuisine et l’équipe de serveurs en salle ! Pas terrible, n’est-ce pas ? Voici trois tips pour upgrader votre service client.
Une équipe de gestion commerciale bien organisée et équipée
On ne s’en lasse pas de le répéter. Si votre équipe commerciale est bien organisée et équipée, 50% de votre travail est fait. Les rôles sont définis, les tâches sont claires et les plages horaires aussi. Le flux de travail avance donc tout seul et les clients peuvent gérer à temps.
À l'inverse, une équipe débordée et c’est les clients qui trinquent ! Résultat : vous constatez une baisse de la satisfaction client voire une perte de clients 😭Mais vous savez maintenant comment remonter la pente :
- Chaque collaborateur a un rôle défini
- Chacun comprend ses tâches
- Chacun gère son temps en fonction de sa charge de travail
Ainsi, à vous une organisation et une gestion commerciale aux petits oignons 👌
Une documentation déjà existante
Toute entreprise bien organisée possède une documentation riche et existante depuis ses débuts. Si ce n’est pas votre cas, il faut vous y mettre rapidement ! Des outils comme Slite, Notion, Dropbox ou Google Drive vous permettent de créer et stocker vos documents au même endroit et de façon accessible pour tous vos collaborateurs. Qu’attendez-vous ? C’est très important pour optimiser votre gestion commerciale !
En effet, pour une bonne organisation, vous devez vous munir d’une documentation solide pour les passations de poste tout comme pour les ressources de l’entreprise. Oui, c’est un travail long et fastidieux à effectuer en amont mais il paye. Il est ce qui constitue l’ADN de votre entreprise et sa marque. Votre documentation se doit d’être précise, accessible et mise à jour régulièrement.
La documentation permet aussi de répondre plus vite aux demandes des clients, car tous les scénarios et questions de vos clients doivent -dans le meilleur des cas- être anticipés. Avec des documents à portée de main, les clients n’attendent plus des heures leurs réponses et votre service client sera salué. Résultat ? Des clients satisfaits et plus fidèles.
Des commerciaux accessibles
Évidemment, inutile d’avoir une documentation épaisse et précise si elle n’est pas consultée et utilisée par votre équipe lors des questions de vos clients. Et d’ailleurs, les commerciaux en liens directs avec les clients doivent être réactifs et accessibles pour satisfaire au mieux vos prospects ou clients. Personne n’a envie de perdre son temps à solliciter un commercial si ce dernier fait la sourde oreille. Si l’organisation de votre équipe commerciale fonctionne, vos collaborateurs pourront s’aménager du temps pour répondre à toutes les demandes et ainsi satisfaire, voire fidéliser les clients.
Une bonne organisation est égale à plus de temps pour les clients et donc pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Que demander de mieux ?
Pour plus de transparence
La cerise sur le gâteau. 🍒
Plus l’organisation d’une entreprise est optimale, plus il est facile d’être transparent et de faire face à ses responsabilités. En ayant une connaissance accrue de ce qui fonctionne ou non, l’entreprise peut alors embrasser les valeurs de transparence et d’éthique. Les obstacles sont détectés et résolus à temps.
Promouvoir la transparence et la responsabilité
Les responsables commerciaux qui jouissent d’une bonne gestion et organisation commerciale peuvent la promouvoir auprès des collaborateurs et suivre les performances des différentes équipes et personnes en temps réel. Une fois au clair avec ce qu’il se passe dans l’entreprise, ils peuvent éviter les coûts supplémentaires dûs à une mauvaise organisation. Les pertes de temps, les erreurs ou les coûts de formation supplémentaires pour remédier aux lacunes de l'organisation n’ont plus lieu !
Bonus : une entreprise qui porte comme valeur la transparence peut voir son image de marque améliorée ! Organisées et efficaces de façon constante, les équipes commerciales vont bientôt pouvoir profiter d’un impact positif et d’une bonne réputation auprès de leurs clients, mais aussi des autres acteurs de leur marché… Et faire blêmir leurs concurrents 😛
Mieux évaluer les performances pour atteindre ses objectifs commerciaux
Enfin, l’ultime raison d’adopter une bonne organisation est tout de même un suivi plus qualitatif des actions commerciales et une atteinte des objectifs qui se veut simplifiée ! Les managers pouvant évaluer aisément les performances ont la capacité d’ajuster les objectifs commerciaux pour aider leur équipe à les atteindre.
Même si de prime abord, une bonne organisation commerciale apparaît compliquée à mettre en place, elle est indispensable et fournit une base solide de gestion commerciale. C’est bien simple, aucune entreprise désorganisée parvient à tenir sur la durée. Structurée et aidée grâce à des outils performants comme un bon CRM par exemple, les entreprises parviennent alors à tirer le meilleur parti de leurs ressources et à atteindre leurs objectifs commerciaux.
